№1. Начните с представления и своего позиционирования

Поздоровайтесь. Например, начните письмо с таких слов:

1. Доброе утро, (имя)!
2. Добрый день, (имя)!
3. Добрый вечер, (имя)!
4. Здравствуйте, (имя)!
5. Привет, (имя) — если вы до этого общались с человеком по нерабочим вопросам и уже перешли на ты.

Да, имя получателя важно указать, так как многие любят, когда к ним обращаются лично.

Но никогда (никогда!) не начинайте свое письмо с фразы «Доброго времени суток». Если пишите ночью и не знаете, какое приветствие выбрать, используйте «Добрый день» или «Здравствуйте».

№2. Проследите, чтобы ваши письма имели структуру

Это важно для упрощения восприятия информации. А еще повышает шансы получить ответ.

Идеальная структура сообщения:

1. Приветствие. Вы здороваетесь и в 1-2 предложениях рассказываете о себе.
2. Цель письма. Описываете, по какой причине решили обратиться к человеку и что от него хотите.
3. Детали. Вы детально описываете свое предложение, наводите аргументы. Если таких деталей несколько, то на каждую выделяем по 1 абзацу, чтобы не превращать этот структурный элемент в полотнище текста.
4. Призыв к действию.
5. Подпись. В ней должны быть ваши контакты (идеально — ссылка на рабочую страницу в соцсетях, номер телефона).

№3. Все ссылки пытайтесь «вшить» в текст

Это касается не только email-переписки. В некоторых мессенджерах (например, в телеграме) также можно делать гиперссылки. Это выглядит лучше и уменьшает объемы письма.

№4. Не используйте канцеляризмы

Канцеляризмы — это табу, если только вы отправляете письмо не в государственное учреждение. Они делают текст сложным, непонятным и совсем не вызывают желания не то, что отписать, но и вникнуть в суть, дочитать.

Что относится к канцеляризмам:

• штампы (важно подчеркнуть, следует обозначить);
• пассивные конструкции (нами было реализовано);
• замена глаголов на существительные (использованы такие методы повышения активности).

Лучше использовать активный залог (мы реализовали, я сделала), глаголы, а не существительные (мы смогли увеличить активность …) и делать короткие, емкие предложения.

№5. Не предлагайте в одном письме сразу много всего

Как мы говорили в пункте №2, у каждого письма должна быть цель. Одна. Вы можете предложить несколько форматов для сотрудничества — и это будет письмо с единой целью. Но просить взять вас на курс, стажировку, дать работу, помочь каким-то советом — это плохая идея. В лучшем случае вам ответят на один из вопросов, в худшем — не захотят разбираться, что конкретно вам нужно, и просто проигнорируют.

№6. Проверяйте сообщения на наличие или отсутствие ошибок

Да, ошибаться может каждый. Это нормально. Но когда в письме куча опечаток — это плохо.

Вот что советуем проверять (если вы общаетесь на русском):

• не забыли ли вы заменить дефисы на тире там, где это нужно;
• правильно ли расставлены запятые, другие знаки пунктуации;
• нет ли проблем с «тся», «ться»;
• правильные ли кавычки используете (обычно нужны «», а не “”);
• верно ли указано имя собеседника (чтобы Маша не получила сообщение, адресованное Кате);
• даты и названия файлов внутри письма;
• везде ли закрыты скобки.

№7. Не используйте раздражители

ТОП вещей, которые бесят в переписке:

1. Фамильярность. Вот эти все «Олечка, привет:))))», «Привет, моя будущий самый любимый и прекрасный заказчик». Поверьте, это жутко раздражает и точно не делает человека более лояльным. В этом вопросе лучше быть сдержанным.
2. CAPS LOCK. Если ведете переписку через почту, никогда (вообще!) не пишите в теме «СРОЧНО!», «ЭТО ВАЖНО И СРОЧНО!!!!!». Так вы обречены на игнор. Просто забудьте о CAPS LOCK и все.
3. Все предложения начинаются со строчной буквы. У собеседника создается впечатление, что его не уважают, а вы — явно ленивый и не компетентный человек. Поэтому все предложения начинаем с заглавной буквы.
4. Псевдовежливость и токсичность. Это драматизм, претензии вместо предложений, необоснованная критика. И фразы «Прошу срочно сделать», «Заранее благодарю тебя за помощь». Не надо так.

№8. Не манипулируйте

Манипуляции часто заставляют собеседника думать, что он идиот или очень наивный человек. А никто не хочет себя чувствовать ни идиотом, ни наивным дураком.

Для этого избегайте таких фраз:

1. Помните, вы мне обещали…?
2. Надеюсь на позитивный ответ!
3. Вы же обещали!!!
4. Заранее благодарен.
5. Вы же сделаете это завтра, да?
6. Там же дел на 5 минут. Сделаете побыстрее, хорошо?

№9. Не забывайте о призыве к действию

Сегодня человек за день просматривает столько разной информации и столько писем, что без какого-либо призыва он просто забывает ответить. Когда в конце сообщения есть конкретный и понятный вопрос, это сделать сложнее.

О чем можно спрашивать:

1. Как вам такая идея?
2. Как вам такой формат сотрудничества?
3. Если вам все подходит, сможем назначить встречу/созвон?
4. Вы не против сотрудничества?
5. Напишите мне, если вам интересно, и обсудим детали.

Еще пару советов

1. Помните, что любая переписка может стать публичной. И прежде чем сделать ее такой, вас вряд ли кто-то спросит разрешения. Поэтому ведите себя прилично, не хамите и думайте, о чем пишите.
2. Если вы пишите email-письмо, к которому надо прикрепить файлы, то начните с файлов. Перед этим посмотрите, чтобы их общий объем был до 25 мб (иначе придется добавлять на Диск), а названия — понятными и грамотными. И уже после садитесь составлять текст письма.
3. Не терроризируйте человека потоком сообщений. Причины молчаний могут быть разными (болезнь, отпуск, командировка, попадание писем в «спам», слишком большой поток сообщений). Один раз (где-то через неделю) можно уточнить, получил ли собеседник email. Если все равно нет ответа — значит человеку просто не интересно, не актуально то, что вы предлагаете. И это нормально.

А еще пишите с позиции win-win и с душой! Тогда вам точно захотят ответить:)